Hướng dẫn chuẩn bị số liệu đầu vào cho S3DMS

Đăng lúc: Thứ sáu - 27/07/2012 06:02 - Người đăng bài viết: s3vietnam
Mặc dù cài đặt thành công hệ thống trên máy tính, máy điện thoại, tuy nhiên sẽ không thể sử dụng hệ thống nếu không có dữ liệu đầu vào. Vì vậy chuẩn bị trước dữ liệu sẽ giúp hệ thống nhanh chóng được đưa vào sử dụng. S3Vietnam xin hướng dẫn chuẩn bị dữ liệu cụ thể như sau:

I. Nhà cung cấp

Tạo bảng trên MS Excel như ví dụ sau:

Tên gọi Địa chỉ Mã số Thuế ĐT Email
DELYS Cty Cổ phần Đầu tư phát triển thương mại Delys Tầng 1, Nhà N6E, Trung Hòa – Nhân Chính – Thanh Xuân – HN      

Chú ý:

  1. là mã tự định nghĩa, có độ dài vừa đủ, dễ nhớ, không chứa các chữ cái tiếng Việt có dấu. Mỗi Nhà cung cấp chỉ có 01 mã duy nhất trên hệ thống

II. Mặt hàng

Tạo bảng trên MS Excel như ví dụ sau:

Tên gọi Qc Giá bán Giá mua Đơn vị Nhóm hàng Mã NCC
1001 Váng sữa Monte vani (vỉ x 4 hộp) 1 49,000 44,600 Vỉ Monte(vani) DELYS
1001-0 Váng sữa Monte vani (hộp)/ 4 4 12,250 11,150 Hộp Monte(vani) DELYS
3005 NM Nam Ng­ư 750ml /18 18 23,000 21,505 750ml Gia vi MASAN
3006 NM CS Nam Ngư 3bl  500ml /24 24 17,500 16,363 500ml Gia vi MASAN
3007 NM CS Nam Ngư 750ml /18 18 25,000 23,375 750ml Gia vi MASAN

Chú ý:

  1. là mã tự định nghĩa, nên sử dụng toàn chữ số và dấu “-“ để thuận tiện cho việc nhập liệu bên bàn phím số. Mỗi Mặt hàng chỉ có 01 mã duy nhất trên hệ thống. Mã không chứa các ký tự như: @, *, #, khoảng cách, dấu phẩy “,”.
  2. Qc là qui cách, là 1 thì 1 thùng có 1 lẻ; là 4 là 1 thùng có 4 lẻ; là 18 là 1 thùng có 18 lẻ.
  3. Giá bán, giá mua: là giá của 1 đơn vị lẻ. Như vậy Giá 1 thùng = Giá lẻ x Qc
  4. Nhóm hàng: Không được bỏ trống, không nên dùng tiếng Việt có dấu. Nhóm này sẽ giúp phân cấp trên báo cáo Nhập – Xuất – Tồn Kho
  5. Mã NCC phải là mã Nhà cung cấp đã được tạo trên hệ thống trước đó

III. Khách hàng

Tạo bảng trên MS Excel như ví dụ sau:

Mã KH Họ và tên Địa chỉ Điện thoại
BG-BX-ANHTHANH Anh Thành Bình Xuyên - Bình Giang 03203778xxx
BG-BX-DOANVIEN Đoàn Viển Bình Xuyên - Bình Giang  
BG-BX-HOANTHOM Hoan Thơm Bình Xuyên - Bình Giang  
BG-BX-THIENVAN Thiện Vấn Bình Xuyên - Bình Giang 03203578xxx

Chú ý

  1. Mã KH là mã tự định nghĩa, không dùng chữ cái tiếng Việt có dấu, không chứa các ký tự như: @, *, #, dấu phẩy “,”. Mỗi khách hàng có 1 mã duy nhất trên hệ thống. Mã KH nên tạo thành từ 2 phần ghép lại.
  • Phần 1: là chuỗi định danh một khu vực địa lý, ví dụ: BG-BX là Bình Xuyên - Bình Giang
  • Phần 2: là tên cửa hàng, biển hiệu cửa hàng hoặc tên thường gọi hoặc họ và tên đầy đủ của khách hàng, viết bằng tiếng Việt không dấu, không chứa khoảng cách.
  1. Họ và tên: là tên cửa hàng, biển hiệu cửa hàng hoặc tên thường gọi hoặc họ và tên đầy đủ của khách hàng.
  2. Địa chỉ: Là địa chỉ đầy đủ, chính xác nhất của khách hàng để có thể giao hàng đúng địa chỉ
  3. Điện thoại: Nên xin số điện thoại của khách hàng để tiện liên lạc.

IV. Nhân viên bán hàng, Nhân viên giao hàng

Tạo bảng MS Excel như ví dụ sau:

NV Họ và tên Điện thoại
NVPGIANG Phan Thị Giang 097xxxxxxx
GHTRINH Trần Đức Trịnh 090xxxxxxx

Chú ý:

  1. Mã NV là mã tự định nghĩa, không dùng chữ cái tiếng Việt có dấu, không chứa các ký tự như: @, *, #, dấu phẩy “,”. Không trùng với Mã KH. Nên bắt đầu bàng NV cho nhân viên bán hàng, bắt đầu bằng GH cho nhân viên giao hàng.
 

Nếu sử dụng S3SO hoặc cần phân Tuyến bán hàng cho nhân viên thì phải chuẩn bị các dữ liệu sau:

V. Tuyến bán hàng

Mã Tuyến Tên Tuyến
BG-BX Tuyến Bình Xuyên – Bình Giang

VI. Danh sách Khách hàng trên Tuyến

Mã KH Mã Tuyến
BG-BX-ANHTHANH BG-BX
BG-BX-DOANVIEN BG-BX
BG-BX-HOANTHOM BG-BX
BG-BX-THIENVAN BG-BX

VII. Danh sách Tuyến của Nhân viên

Mã Tuyến NV
BG-BX NVPGIANG
 
Tác giả bài viết: S3Vietnam
Nguồn tin: S3Vietnam

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Ý kiến bạn đọc

 

Giới thiệu về S3Vietnam

S3Vietnam - Vietnam Small Solution Software - Phần mềm Giải pháp nhỏ Việt Nam là những tên gọi khi nhắc đến chúng tôi - một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phát triển phần mềm và dịch vụ phần mềm. Sản phẩm của chúng tôi được sản xuất, phát triển và vận hành luôn hướng tới các tiêu chí:...