Hướng dẫn chuẩn bị số liệu đầu vào cho S3DMS
- Thứ sáu - 27/07/2012 17:02
- |In ra
- |Đóng cửa sổ này
Mặc dù cài đặt thành công hệ thống trên máy tính, máy điện thoại, tuy nhiên sẽ không thể sử dụng hệ thống nếu không có dữ liệu đầu vào. Vì vậy chuẩn bị trước dữ liệu sẽ giúp hệ thống nhanh chóng được đưa vào sử dụng. S3Vietnam xin hướng dẫn chuẩn bị dữ liệu cụ thể như sau:
I. Nhà cung cấp
Tạo bảng trên MS Excel như ví dụ sau:
Mã | Tên gọi | Địa chỉ | Mã số Thuế | ĐT | |
DELYS | Cty Cổ phần Đầu tư phát triển thương mại Delys | Tầng 1, Nhà N6E, Trung Hòa – Nhân Chính – Thanh Xuân – HN |
Chú ý:
- Mã là mã tự định nghĩa, có độ dài vừa đủ, dễ nhớ, không chứa các chữ cái tiếng Việt có dấu. Mỗi Nhà cung cấp chỉ có 01 mã duy nhất trên hệ thống
II. Mặt hàng
Tạo bảng trên MS Excel như ví dụ sau:
Mã | Tên gọi | Qc | Giá bán | Giá mua | Đơn vị | Nhóm hàng | Mã NCC |
1001 | Váng sữa Monte vani (vỉ x 4 hộp) | 1 | 49,000 | 44,600 | Vỉ | Monte(vani) | DELYS |
1001-0 | Váng sữa Monte vani (hộp)/ 4 | 4 | 12,250 | 11,150 | Hộp | Monte(vani) | DELYS |
3005 | NM Nam Ngư 750ml /18 | 18 | 23,000 | 21,505 | 750ml | Gia vi | MASAN |
3006 | NM CS Nam Ngư 3bl 500ml /24 | 24 | 17,500 | 16,363 | 500ml | Gia vi | MASAN |
3007 | NM CS Nam Ngư 750ml /18 | 18 | 25,000 | 23,375 | 750ml | Gia vi | MASAN |
Chú ý:
- Mã là mã tự định nghĩa, nên sử dụng toàn chữ số và dấu “-“ để thuận tiện cho việc nhập liệu bên bàn phím số. Mỗi Mặt hàng chỉ có 01 mã duy nhất trên hệ thống. Mã không chứa các ký tự như: @, *, #, khoảng cách, dấu phẩy “,”.
- Qc là qui cách, là 1 thì 1 thùng có 1 lẻ; là 4 là 1 thùng có 4 lẻ; là 18 là 1 thùng có 18 lẻ.
- Giá bán, giá mua: là giá của 1 đơn vị lẻ. Như vậy Giá 1 thùng = Giá lẻ x Qc
- Nhóm hàng: Không được bỏ trống, không nên dùng tiếng Việt có dấu. Nhóm này sẽ giúp phân cấp trên báo cáo Nhập – Xuất – Tồn Kho
- Mã NCC phải là mã Nhà cung cấp đã được tạo trên hệ thống trước đó
III. Khách hàng
Tạo bảng trên MS Excel như ví dụ sau:
Mã KH | Họ và tên | Địa chỉ | Điện thoại |
BG-BX-ANHTHANH | Anh Thành | Bình Xuyên - Bình Giang | 03203778xxx |
BG-BX-DOANVIEN | Đoàn Viển | Bình Xuyên - Bình Giang | |
BG-BX-HOANTHOM | Hoan Thơm | Bình Xuyên - Bình Giang | |
BG-BX-THIENVAN | Thiện Vấn | Bình Xuyên - Bình Giang | 03203578xxx |
Chú ý
- Mã KH là mã tự định nghĩa, không dùng chữ cái tiếng Việt có dấu, không chứa các ký tự như: @, *, #, dấu phẩy “,”. Mỗi khách hàng có 1 mã duy nhất trên hệ thống. Mã KH nên tạo thành từ 2 phần ghép lại.
- Phần 1: là chuỗi định danh một khu vực địa lý, ví dụ: BG-BX là Bình Xuyên - Bình Giang
- Phần 2: là tên cửa hàng, biển hiệu cửa hàng hoặc tên thường gọi hoặc họ và tên đầy đủ của khách hàng, viết bằng tiếng Việt không dấu, không chứa khoảng cách.
- Họ và tên: là tên cửa hàng, biển hiệu cửa hàng hoặc tên thường gọi hoặc họ và tên đầy đủ của khách hàng.
- Địa chỉ: Là địa chỉ đầy đủ, chính xác nhất của khách hàng để có thể giao hàng đúng địa chỉ
- Điện thoại: Nên xin số điện thoại của khách hàng để tiện liên lạc.
IV. Nhân viên bán hàng, Nhân viên giao hàng
Tạo bảng MS Excel như ví dụ sau:
Mã NV | Họ và tên | Điện thoại |
NVPGIANG | Phan Thị Giang | 097xxxxxxx |
GHTRINH | Trần Đức Trịnh | 090xxxxxxx |
Chú ý:
- Mã NV là mã tự định nghĩa, không dùng chữ cái tiếng Việt có dấu, không chứa các ký tự như: @, *, #, dấu phẩy “,”. Không trùng với Mã KH. Nên bắt đầu bàng NV cho nhân viên bán hàng, bắt đầu bằng GH cho nhân viên giao hàng.
Nếu sử dụng S3SO hoặc cần phân Tuyến bán hàng cho nhân viên thì phải chuẩn bị các dữ liệu sau:
V. Tuyến bán hàng
Mã Tuyến | Tên Tuyến |
BG-BX | Tuyến Bình Xuyên – Bình Giang |
VI. Danh sách Khách hàng trên Tuyến
Mã KH | Mã Tuyến |
BG-BX-ANHTHANH | BG-BX |
BG-BX-DOANVIEN | BG-BX |
BG-BX-HOANTHOM | BG-BX |
BG-BX-THIENVAN | BG-BX |
VII. Danh sách Tuyến của Nhân viên
Mã Tuyến | Mã NV |
BG-BX | NVPGIANG |
Chú ý: Việc đăng lại bài viết trên ở website hoặc các phương tiện truyền thông khác mà không ghi rõ nguồn http://s3vietnam.vn là vi phạm bản quyền